Apesar de ter uma agenda cada vez mais carregada, o G8 conseguiu manter um caráter informal e evitar uma ampla burocratização. Ele não possui secretaria ou regulamento interno aprovado. É o membro do grupo encarregado de exercer a presidência que define a ordem do dia e decide qual a maneira mais apropriada de tratar cada assunto. A presidência sedia e organiza a reunião, age como porta-voz do grupo durante o ano e coordena os trabalhos dos grupos de trabalho; é a ela, por fim, que cabe associar aos trabalhos do G8 organizações não-governamentais (ONGs), instituições financeiras internacionais e outros setores da sociedade civil.

Os preparativos para as cimeiras (conferências, em Português Brasileiro) são realizados por meio de reuniões ao longo do ano, das quais participam os representantes pessoais dos chefes de Estado e de governo, chamados de "sherpas" (termo usado para designar os carregadores que, no Himalaia, ajudam os alpinistas a escalar os cumes). O sherpa francês é o conselheiro diplomático do Presidente da República, Gourdault-Montagne. Juntamente com os sherpas dos outros países do G8, durante o ano ele trata dos temas que possam fazer parte da ordem do dia, de forma a que os chefes de Estado e de governo possam concentrar a sua atenção nos pontos essenciais durante a sua reunião. Os sherpas também são encarregados de supervisionar a execução das decisões tomadas na reunião de cúpula.

Cada sherpa é assessorado por duas pessoas de seu país, chamados de "sub-sherpas": um sub-sherpa para as finanças e outro para as questões externas, encarregados de tratar dos novos dossiês e analisar o estado de evolução dos compromissos anteriores. Além disso, o diretor de assuntos políticos do ministério das Relações Exteriores é encarregado de preparar os dossiês políticos e de segurança destinados à cúpula. Outras reuniões técnicas específicas do G8 podem ser realizadas no decorrer do ano sobre os assuntos tratados.